AVIS: En raison de l’évolution constante de la situation COVID-19 et pour la sécurité de notre équipe, nous travaillons en mode télétravail et ce jusqu’à nouvel ordre. Il est possible de nous joindre par courriel ou en laissant un message sur notre boîte vocale au 204-231-8581.

Assemblée générale annuelle

Avis de convocation

Chers.ères membres,

En tant que présidente de l’Association culturelle de la Francophonie manitobaine inc il me fait plaisir de vous convoquer à la 35e assemblée générale annuelle qui aura lieu virtuellement le 18 novembre 2021 de 18 h 00 à 19h30 heure.

Réservez la date

18 novembre 2021 à 18h00

Documentation

Avec cet avis de convocation, nous vous soumettons les documents suivants :

Inscrivez-vous

Formulaire d’inscription

À venir via courriel

  • Lien Zoom
  • Lien SurveyMonkey
  • Mot de passe confidentiel pour le vote
  • Rapport des propositions
  • Rapport du comité de nominations

Assemblée virtuelle

Compte tenu des mesures sanitaires et de distanciation imposée par la COVID19, le conseil d’administration fait appel à l’article 30 des statuts et règlements pour tenir l’assemblée virtuellement.

Veuillez noter que selon les statuts et règlements de l’ACFM, l’assemblée générale est composée 2 représentants, délégués désignés par les comités culturels. Seuls les deux délégué.e.s du comité culturel membre de l’ACFM ont le droit de voter sur une motion et chaque représentant à un seul vote.

Inscription

Membres en règle
Seul les deux (2) représentants, délégués désignés par les comités culturels, auront accès au lien Zoom. Il est essentiel que les deux délégué.e.s du comité culturel complètent l’inscription en ligne avant le 17 novembre 2021. Veuillez noter que le lien d’inscription donnant accès aux formulaires est en fonction jusqu’au 17 novembre 2021. Après quoi, l’accès sera désactivé.

Membres de la communauté
Les membres de la communauté de la francophonie, les représentants des bailleurs de fonds sont invités à titre d’observateur sans droit de vote à compléter l’inscription en ligne avant le 17 novembre 2021. Après quoi, l’accès sera désactivé.

Soumission de proposition

Afin de faciliter le bon déroulement de l’assemblée virtuelle, le conseil d’administration invite les délégués désignés par les comités culturels à acheminer à la présidence madame Janine Grift à jgrift76@yahoo.ca toutes propositions formelles d’items à l’ordre du jour à l’aide du formulaire en ligne, au plus tard le 10 novembre à 23h59 (heure du Manitoba). Toute proposition reçue après cette date ne pourra pas être considérée.

Le conseil d’administration évaluera la liste des propositions formelles reçues en bonne et due forme. Les propositions jugées recevables à l’assemblée générale annuelle seront acheminées par la suite aux deux (2) représentants, délégués désignés par les comités culturels afin qu’ils/elles puissent se préparer adéquatement.

Lien pour le formulaire de proposition.

Mise en candidatures

Il y a 2 postes d’administrateur.trice d’une durée de 2 ans à combler. Afin de faciliter le bon déroulement de mise en candidatures, le conseil d’administration invite les délégués intéressés à acheminer toutes mises en candidatures à l’aide du formulaire en ligne, au plus tard le 10 novembre à 23h59 (heure du Manitoba).

Toute mise en candidature reçue après cette date ne sera pas considérée. Un bref message de motivation de 30 mots sera transmis aux délégué.e.s avant l’assemblée.

Lien pour le formulaire de mise en candidature.

Exercer son droit de vote

Les deux (2) représentants, délégués désignés par les comités culturels avec droit de vote recevront un courriel quelques jours avant l’assemblée. Ce courriel comprendra l’information sur les propositions formelles et les nominations des candidat.e.s. Ce courriel contiendra aussi le mot de passe pour accéder à la plateforme Zoom et, le mot de passe confidentiel pour accéder au site SurveyMonkey en prévision des élections des membres au conseil d’administration.

Au moment du vote, la présidence d’élections présentera les consignes relativement au vote secret. Le mot de passe est confidentiel et ne peut pas être partagé ou répété ni avant ou lors de l’assemblée générale.

Connexion

Nous vous invitons à vous connecter à la rencontre à partir de 17h45. L’assemblée virtuelle débutera à 18 heures avec une explication des procédures à suivre pour le bon déroulement de l’assemblée.

Les personnes qui aimeraient un soutien technique à la préparation des équipements nécessaires et une vérification de leur connexion, simplement l’indiquer dans le formulaire d’inscription en ligne. Nous contacterons ces personnes individuellement avant l’assemblée et leur offrir de l’aide en conséquence.

Inscription: Afin d’avoir accès au lien de l’assemblée virtuelle, il est essentiel que les deux délégué.e.s du comité culturel complètent l’inscription en ligne avant le 17 novembre 2021. IMPORTANT à retenir – Le système automatisé donnant accès au lien est en fonction jusqu’au 17 novembre 2021. Après quoi, l’accès sera désactivé.

Merci de faire suivre l’information à votre deuxième délégué.e et de vous assurer qu’il ou elle complète l’inscription en ligne avant le 17 novembre 2021. Après quoi, l’accès sera désactivé.

Pour toute question, veuillez communiquer avec Kodié Keita à l’adresse courriel suivante : administration@acfm.ca.

Merci et au plaisir de vous voir virtuellement le 18 novembre prochain.

Janine Grift
Présidente de l’ACFM